Pertemuan-4
Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya, apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa.
Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi waktu yang akan datang dalam perencanaan dan kegiatan yang diputuskan, akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat.
Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan keputusan (decision making). Proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan sesuatu masalah tertentu.
Empat Tahap Dasar Perencanaan
1. Menetapkan tujuan
Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.
2. Merumuskan keadaan saat ini.
Tahap kedua ini memerlukan Informasi terutama keuangan dan data statistik bila yang di dapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.
Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu di identifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan.
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.
Tahap terakhir dalam proses perenca perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk tujuan, penilaian alternatif dan pemilihan alternatif terbaik diantara berbagai alternatif yang ada.
Alasan-alasan Perlunya Perencanaan
• Protective benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan.
• Positive benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi
Hubungan Perencanaan Dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya
Fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan menajerial lainnya saling berhubungan, saling tergantung dan berinteraksi
Pengorganisasian dan penyusunan personalia adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya tersebut untuk mencapai efektivitas paling tinggi.
Pengarahan, perencanaan menentukan kombinasi dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya dan hubungan-hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan
Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif.
Tipe-tipe Perencanaan dan Rencana
Cara pengklasifikasikan perencanaan akan menentukan isi rencana dan bagaimana rencana itu dilakukan. Dalam praktek perencanaan dapat mengambil berbagai bentuk, ini disebabkan beberapa alasan :
1. Perbedaan tipe organisasi mempunyai perbedaan misi (maksud).
2. Dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipe-tipe perencanaan yang berbeda untuk waktu-waktu yang berbeda.
3. Manager-manager yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang berbeda.
Ada dua tipe utama rencana :
1. Rencana-rencana strategi (Strategic Plans)
Dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas, mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi
2. Rencana-rencana Operasional / (Operational Plans)
Adalah penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai.
Rencana-rencana operasional dibagi dua :
- Rencana sekali pakai (single use plans) di kembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai.
- Rencana tetap (Standing plans) Merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang
Konsep Strategi
Strategi merupakan alat untuk mencapai tujuan.
Konsep ini sesuai tuntutan jaman terus berkembang
Definisi Strategi pada dekade tahun 1960 an oleh Chandler disebutkan bahwa “Strategi adalah tujuan jangka panjang dari suatu perusahaan, serta pendaya gunaan dan alokasi semua sumber daya yang penting untuk mencapai tujuan tersebut”.
Definisi Strategi pada dekade 1995 (Hamel & Prahalad) Strategi merupakan tindakan yang bersifat incremental (meningkat) dan terus menerus dan dilakukan berdasarkan sudut pandang tentang apa yang diharapkan oleh para pelanggan dimasa depan. Dengan demikian perencanaan strategi hampir selalu dimulai dari “apa yang dapat terjadi” bukan dimulai dari “apa yang terjadi”. Terjadinya kecepatan inovasi pasar baru dan perubahan pada konsumen memerlukan kompetensi inti (core competencies). Perusahaan perlu mencari kompetensi inti di dalam bisnis yang dilakukan.
Perencanaan Strategik (strategic plans)
Strategi plans merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi. Ada tiga alasan menunjukkan pentingnya perencanaan strategik :
1. Perencanaan strategik memberikan kerangka besar dalam semua bentuk perencanaan lainnya.
2. Pemahaman tidak strategis akan mempermudahkan pemahaman bentuk-bentuk peencana lainnya
3. Merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan penilian kegiatan-kegiatan manager dan organisasi.
Proses Perencanaan Strategik
Langkah-langkah proses pengusunan strategik :
1. Penentuan misi dan tujuan
mencakup pernyataan-pernyataan umum tentang misi, falsafah meksud dan tujuan organisasi
2. Pengembangan profil perusahaan
Mencerminkan kondisi internal dan kemampuan perusahaan, langkah ini dilakukan dengan mengidentifikasikan tujuan-tujuan dan strategi-strategi yang ada sekarang (existing)
3. Analisa lingkungan eksternal
Dengan maksud mengidentifikasikan cara-cara dalam perusahaan lingkungan ekonomi, teknologi, sosial / budaya, dan politik dapat secara tidak langsung mempengaruhi organisasi
4. Analisa internal perusahaan
Analisa ini dilakukan dengan membandingkan profil perusahaan dan lingkungan internal perusahaan. Tujuan analisa ini adalah untuk mengidentifikasikan kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan strategik yang penting bagi perumusan strategi perusahaan.
5. Identifikasi kesempatan dan ancaman strategis
Kesempatan dan ancaman dapat ditimbulkan banyak faktor, antara lain perkembangan teknologi, perubahan kondisi pasar, perubahan politik, atau perilaku konsumen / langgan.
6. Pembuatan keputusan strategik
Mencakup Identifikasi, penilaian dan pemilihan berbegai alternatif strategik.
7. Pengembangan strategi perusahaan
Mejabarkan kedalam sasaran-sasaran jangka pendek (tahunan) dan strategi-strategi operasional.
8. Implementasi Strategi
Yaitu meletakkan strategi menjadi kegiatan yang melibatkan penugasan tanggung jawab atas sukses semua/sebagian strategi kepada karyawan yang sesuai diikuti alokasi sumber daya yang dibutuhkan
Berbagai kebaikan dengan kelemahan perencanaan strategik kebaikan-kebaikan :
1. Organisasi mempunyai sasaran dan pengarahan yang jelas
2. Membantu manajer mengantisipasi masalah-masalah sebelum timbuk dan menanganinya sebelum menjadi berat
3. Membantu manajer dalam pembuatan keputusan yang baik
4. Dapat meminimumkan kemungkinan kesalahan, karena tujuan atau sasaran dan strategi dirumuskan dengan cermat
Kelemahan-kelemahan
1. Memerlukan Investasi dalam waktu uang dan orang yang cukup besar
2. Pemantapan dan pemeliharaan suatu sistem formal melibatkan banyak biaya : biaya riset pasar, survai.
3. Membatasi operasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas resiko.
Perencanaan dibuat harus dapat menjawab pertanyaan berikut :
What à Apakah yang harus dikerjakan?
Why à Mengapa direncanakan?
Who à Siapa yang harus menegerjakan?
When à Kapan harus dikerjakan?
Where à Di mana harus dikerjakan?
How à Bagaimana harus mengerjakannya?
KRITERIA PENILAIAN EFEKTIFITAS PERENCANAAN
PROSES PERENCANAAN
Pengertian Perencanaan Perencanaan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya, apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa.
Perencanaan yang baik dapat dicapai dengan mempertimbangkan kondisi waktu yang akan datang dalam perencanaan dan kegiatan yang diputuskan, akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat.
Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan keputusan (decision making). Proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan sesuatu masalah tertentu.
Empat Tahap Dasar Perencanaan
1. Menetapkan tujuan
Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.
2. Merumuskan keadaan saat ini.
Tahap kedua ini memerlukan Informasi terutama keuangan dan data statistik bila yang di dapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.
3. Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.
Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu di identifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan.
4. Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.
Tahap terakhir dalam proses perenca perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk tujuan, penilaian alternatif dan pemilihan alternatif terbaik diantara berbagai alternatif yang ada.
Alasan-alasan Perlunya Perencanaan
• Protective benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan.
• Positive benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi
Hubungan Perencanaan Dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya
Fungsi-fungsi serta kegiatan-kegiatan menajerial lainnya saling berhubungan, saling tergantung dan berinteraksi
Pengorganisasian dan penyusunan personalia adalah proses pengaturan kerja bersama sumber daya keuangan, phisik dan manusia dalam organisasi. Perencanaan menunjukkan cara dan perkiraan bagaimana menggunakan sumber daya tersebut untuk mencapai efektivitas paling tinggi.
Pengarahan, perencanaan menentukan kombinasi dari faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, sumber daya dan hubungan-hubungan yang diperlukan untuk mengarahkan dan memotivasi karyawan
Pengawasan adalah penting sebagai produk perencanaan efektif.
Tipe-tipe Perencanaan dan Rencana
Cara pengklasifikasikan perencanaan akan menentukan isi rencana dan bagaimana rencana itu dilakukan. Dalam praktek perencanaan dapat mengambil berbagai bentuk, ini disebabkan beberapa alasan :
1. Perbedaan tipe organisasi mempunyai perbedaan misi (maksud).
2. Dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipe-tipe perencanaan yang berbeda untuk waktu-waktu yang berbeda.
3. Manager-manager yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang berbeda.
Ada dua tipe utama rencana :
1. Rencana-rencana strategi (Strategic Plans)
Dirancang memenuhi tujuan-tujuan organisasi yang lebih luas, mengimplementasikan misi yang memberikan alasan khas keberadaan organisasi
2. Rencana-rencana Operasional / (Operational Plans)
Adalah penguraian lebih terperinci bagaimana rencana-rencana strategik akan dicapai.
Rencana-rencana operasional dibagi dua :
- Rencana sekali pakai (single use plans) di kembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu dan tidak digunakan kembali bila telah tercapai.
- Rencana tetap (Standing plans) Merupakan pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan situasi-situasi yang dapat diperkirakan dan terjadi berulang-ulang
Konsep Strategi
Strategi merupakan alat untuk mencapai tujuan.
Konsep ini sesuai tuntutan jaman terus berkembang
Definisi Strategi pada dekade tahun 1960 an oleh Chandler disebutkan bahwa “Strategi adalah tujuan jangka panjang dari suatu perusahaan, serta pendaya gunaan dan alokasi semua sumber daya yang penting untuk mencapai tujuan tersebut”.
Definisi Strategi pada dekade 1995 (Hamel & Prahalad) Strategi merupakan tindakan yang bersifat incremental (meningkat) dan terus menerus dan dilakukan berdasarkan sudut pandang tentang apa yang diharapkan oleh para pelanggan dimasa depan. Dengan demikian perencanaan strategi hampir selalu dimulai dari “apa yang dapat terjadi” bukan dimulai dari “apa yang terjadi”. Terjadinya kecepatan inovasi pasar baru dan perubahan pada konsumen memerlukan kompetensi inti (core competencies). Perusahaan perlu mencari kompetensi inti di dalam bisnis yang dilakukan.
Perencanaan Strategik (strategic plans)
Strategi plans merupakan proses perencanaan jangka panjang yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi. Ada tiga alasan menunjukkan pentingnya perencanaan strategik :
1. Perencanaan strategik memberikan kerangka besar dalam semua bentuk perencanaan lainnya.
2. Pemahaman tidak strategis akan mempermudahkan pemahaman bentuk-bentuk peencana lainnya
3. Merupakan titik permulaan bagi pemahaman dan penilian kegiatan-kegiatan manager dan organisasi.
Proses Perencanaan Strategik
Langkah-langkah proses pengusunan strategik :
1. Penentuan misi dan tujuan
mencakup pernyataan-pernyataan umum tentang misi, falsafah meksud dan tujuan organisasi
2. Pengembangan profil perusahaan
Mencerminkan kondisi internal dan kemampuan perusahaan, langkah ini dilakukan dengan mengidentifikasikan tujuan-tujuan dan strategi-strategi yang ada sekarang (existing)
3. Analisa lingkungan eksternal
Dengan maksud mengidentifikasikan cara-cara dalam perusahaan lingkungan ekonomi, teknologi, sosial / budaya, dan politik dapat secara tidak langsung mempengaruhi organisasi
4. Analisa internal perusahaan
Analisa ini dilakukan dengan membandingkan profil perusahaan dan lingkungan internal perusahaan. Tujuan analisa ini adalah untuk mengidentifikasikan kekuatan-kekuatan dan kelemahan-kelemahan strategik yang penting bagi perumusan strategi perusahaan.
5. Identifikasi kesempatan dan ancaman strategis
Kesempatan dan ancaman dapat ditimbulkan banyak faktor, antara lain perkembangan teknologi, perubahan kondisi pasar, perubahan politik, atau perilaku konsumen / langgan.
6. Pembuatan keputusan strategik
Mencakup Identifikasi, penilaian dan pemilihan berbegai alternatif strategik.
7. Pengembangan strategi perusahaan
Mejabarkan kedalam sasaran-sasaran jangka pendek (tahunan) dan strategi-strategi operasional.
8. Implementasi Strategi
Yaitu meletakkan strategi menjadi kegiatan yang melibatkan penugasan tanggung jawab atas sukses semua/sebagian strategi kepada karyawan yang sesuai diikuti alokasi sumber daya yang dibutuhkan
Berbagai kebaikan dengan kelemahan perencanaan strategik kebaikan-kebaikan :
1. Organisasi mempunyai sasaran dan pengarahan yang jelas
2. Membantu manajer mengantisipasi masalah-masalah sebelum timbuk dan menanganinya sebelum menjadi berat
3. Membantu manajer dalam pembuatan keputusan yang baik
4. Dapat meminimumkan kemungkinan kesalahan, karena tujuan atau sasaran dan strategi dirumuskan dengan cermat
Kelemahan-kelemahan
1. Memerlukan Investasi dalam waktu uang dan orang yang cukup besar
2. Pemantapan dan pemeliharaan suatu sistem formal melibatkan banyak biaya : biaya riset pasar, survai.
3. Membatasi operasi organisasi hanya terhadap pilihan yang paling rasional dan bebas resiko.
Perencanaan dibuat harus dapat menjawab pertanyaan berikut :
What à Apakah yang harus dikerjakan?
Why à Mengapa direncanakan?
Who à Siapa yang harus menegerjakan?
When à Kapan harus dikerjakan?
Where à Di mana harus dikerjakan?
How à Bagaimana harus mengerjakannya?
KRITERIA PENILAIAN EFEKTIFITAS PERENCANAAN
- Kegunaan à agar berguna bagi manajemen dalam melaksanakan fungsinya yang lain, maka suatu rencana harus fleksibel, stabil, bekesinabungan dan sederhana
- Ketepatan waktu à perlu diperhatikan oleh para pembuat rencana (perencana), mengingat perubahan dapat terjadi dengan cepat yang dapat berdampak jika rencana tidak tepat atau tidak sesuai menjadi tidak tepat sesuai waktu dan tempatnya.
- Efektivitas biaya à Jangan lakukan perencanaan bila hasil-hasil meningkatkan penghasilan atau mengurangi biaya menjadi lebih kecil daripada biaya perencanaan dan implementasinya
- Ketepatan dan Objektivitas à rencana harus dievaluasi untuk mengetahui apakah jelas, ringkas, nyata dan akurat à berbagai keputusan dan kegiatan manajemen akan efektif bila didasarkan atas informasi yang tepat/akurat.
- Ruang Lingkup à perencanaan harus memperhatikan kelengkapan, kepaduan dan konsistensi
- Akuntabiltas à suatu rencana harus mencakup dua aspek : 1) tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan dan 2) tanggung jawab atas implementasi rencana
0 komentar:
Posting Komentar