TOTAL QUALITY MANAGEMENT – TQM & GUGUS KENDALI MUTU

Posted by Unknown


TOTAL QUALITY MANAGEMENT-TQM 
(MANAJEMEN KUALITAS TOTAL)

    Strategi manajemen yang ditujukan untuk menanamkan kesadaran kualitas pada semua proses dalam organisasi

Pendekatan manajemen untuk suatu organisasi yang terpusat pada kualitas berdasarkan partisipasi semua anggotanya dan bertujuan untuk kesuksesan jangka panjang melalui kepuasan pelanggan serta memberi keuntungan untuk semua anggota dalam organisasi dan masyarakat.
ISO

TQM

Digunakan secara luas diberbagai bidang dan kegiatan à manufakturing, pendidikan, pemerintahan, industri (jasa), iptek
Basis TQM
    Proses kerja yang efektif dan efesien
    SDM yang handal, berkompeten, loyalitas dan daya juang tinggi
    Orientasi kepada kepuasan konsumen
   
    OPTIMISASI
   
proses mencapai hasil yang optimal (ideal)  atau nilai efektif yang dapat dicapai

Kendala / masalah yang dihadapi dalam upaya mencapai optimisasi:
•    Adanya tuntutan konsumen yang tinggi terhadap kualitas produk (barang-layanan)
•    Konsumen relatif tidak setia terhadap suatu produk à banyak pilihan alternatif
•    Tingkat persaingan semakin tinggi dan tajam 


 
TQM dibangun berdasarkan

 
1.    Etika (Ethics)
2.    Integritas (Integrity)
3.    Kepercayaan (Trust)
4.    Pelatihan (Training)
5.    Kerjasama (Team Work)
6.    Kepemimpinan (Leadership)
7.    Akredibilitas (Recognition)
8.    Komunikasi (Communication)


GUGUS KENDALI MUTU – GKM
 (QUALITY CONTROL CIRCLE)
 
Pengertian GKM : suatu bentuk kelompok kerja dimana para anggotanya terdiri dari berbagai fungsi dan tugas yang berbeda tetapi mempunyai keterkaitan persoalan yang sama, secara periodik melaukan pertemuan untuk mengidentifikasi, menganalisis dan memecahlan persoalan untuk pemeliharaan, perbaikan dan atau meningkatkan kualitas.

Tujuan :

1.    Meningkatkan kesadaran bagi setiap tingkatan manajemen dan karyawan bahwa menjaga/meningkatkan kualitas adalah menjadi tanggung jawab setiap orang.
2.    Mampu menerapkan teknik kendali mutu di setiap unit kerjanya
3.    Mampu mencegah terjadinya permasalahan yang berkaitan dengan mutu sebelum sampai ketangan konsumen
4.    Meningkatkan partispasi selurtuh karyawan dalam pemecahan masalah mutu

Resume:
 
TQM adalah suatu upaya pemberdayaan meyeluruh dari eleman organisasi (perusahaan) yang bekerja pada suatu visi untuk meraih objektif bersama dari organisasi.
 
Kerangka  TQM adalah memiliki sumber daya yang dapat diandalkan dalam rangka menghasilkan outcome (produk-jasa) yang berkualitas dengan efektif dan efesien sehingga kinerja (output) organisasi secara keseluruhan dapat memberikan kepuasan kepada stakeholders (pelanggan)
TQM berorientasi pada kepuasan pelanggan 



[ Read More.. ]

KEPEMIMPINAN (LEADERSHIP)

Posted by Unknown Label:
KEPEMIMPINAN (LEADERSHIP)
Pengertian
    Kepemimpinan adalah kemampuan manajerial yang dimiliki seseorang untuk mempengaruhi orang lain agar bekerja mencapai sasaran tujuan yang diinginkan.
   
Proses mempengaruhi aktivitas dari individu atau kelompok untuk mencapai tujuan dalam situasi tertentu.

Ada IMPLIKASI penting dari  definisi tersebut :
1.    Kepemimpinan menyangkut orang lain (bawahan atau pengikut)
2.    Kepemimpinan menyangkut suatu pembagian kekuasaan, yang tidak seimbang di antara para pemimpin dan anggota kelompok.
3.    Pemimpin dapat menggunakan pengaruh, dengan kata lain pemimpin tidak hanya memerintah bawahan apa yang harus dilakukan tetapi dapat mempengaruhi bagaimana bawahan melaksanakan perintahnya.
 
Perbedaan Manajemen dan Kepemimpinan



Natural leader
: Seseorang yang terutama dengan menggunakan nalurinya,sikapnya,kemampuannya,& ciri-ciri kepribadiannya dapat menciptakan keadaan sehingga orang lain yang dipimpinnya dapat saling bekerhasama untuk mencapai tujuan.
Management leader
: Seseorang dengan kedudukannya sebagai pemimpin terutama dengan melaksanakan tugas berdasarkan prinsip dasar manajemen,untuk perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan & pengendalian sehingga dapat menciptakan keadaan orang yang dipimpinnya saling bekerjasama untuk mencapai tujuan.

Pemimpin belum tentu seorang manajer,tetapi seorang manajer adalah seorang pemimpin (Huse &Bowditch,1977)


Manajer adalah orang yang bertugas mengkoordinasikan kegiatan orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan dengan melaksanakan fungsi manajemen.
Mitos-mitos Pemimpin
Mitos pemimpin adalah pandangan-pandangan atau keyakinan-keyakinan masyarakat yang dilekatkan kepada gambaran seorang pemimpin. Mitos ini disadari atau tidak mempengaruhi pengembangan pemimpin dalam organisasi.

Ada 3 (tiga) mitos yang berkembang di masyarakat
 
(1) Mitos the Birthright ; (2) The For All – Seasons ; (3) the Intensity.
Mitos the Birthright berpandangan bahwa pemimpin itu dilahirkan bukan dihasilkan (dididik). Mitos ini berbahaya bagi perkembangan regenerasi pemimpin karena yang dipandang pantas menjadi pemimpin adalah orang yang memang dari sananya dilahirkan sebagai pemimpin, sehingga yang bukan dilahirkan sebagai pemimpin tidak memiliki kesempatan menjadi pemimpin

Mitos the For All – Seasons berpandangan bahwa sekali orang itu menjadi pemimpin selamanya dia akan menjadi pemimpin yang berhasil. Pada kenyataannya keberhasilan seorang pemimpin pada satu situasi dan kondisi tertentu belum tentu sama dengan situasi dan kondisi lainnya.

Mitos the Intensity berpandangan bahwa seorang pemimpin harus bisa bersikap tegas dan galak karena pekerja itu pada dasarnya baru akan bekerja jika didorong dengan cara yang keras. Pada kenyataannya kekerasan mempengaruhi peningkatan produktivitas kerja hanya pada awal-awalnya saja, produktivitas seterusnya tidak bisa dijamin. Kekerasan pada kenyataannya justru dapat menumbuhkan keterpaksaan yang akan dapat menurunkan produktivitas kerja.

TEORI KEPEMIMPINAN

teori Perilaku (1950-1960an)
   
Teori ini memusatkan perhatiannya pada perilaku pemimpin tentang apa yang diperbuat dan bagaimana ia melakukannya. Artinya, bahwa teori perilaku ini memusatkan perhatiannya pada 2 (dua) aspek, yaitu;
    

Aspek Fungsi, meliputi ;
    Fungsi yang berhubungan dengan tugas (task related) atau pemecahan masalah (problem solving).
    Fungsi-fungsi pemeliharaan kelompok (group maintenance).
    Aspek gaya kepemimpinan, meliputi;
    Gaya kepemimpinan yang berorientasi pada tugas (task orientation).
    Gaya kepemimpinan yang berorientasi pada karyawan (employ orientation).
    Teori-teori dan penelitian tentang pendekatan perilaku ini yang paling terkenal, antara lain; Teori X dan Teori Y dari Douglas McGregor

TEORI KEPEMIMPINAN

Teori Situasional (1960-1980)
   
Menurut teori ini, efektivitas dari pemimpin tidak hanya ditentukan oleh gaya kepemimpinan tetapi juga ditentukan oleh situasi yang ada dalam kepemimpinan tersebut.
    Faktor situasi ini, meliputi;
    Karakteristik manajerial.
    Faktor bawahan.
    Faktor kelompok.
    Faktor organisasi.
    

Teori-teori situasional yang terkenal, misalnya;
    Teori contingensi dari Fiedler
    Rangkaian Kesatuan Kepemimpinan dari Tannembaum dan Schmidt
    Teori Siklus Kehidupan dari Hersey dan Blanchard.

Teori/Model  Atribusi

    Menurut model ini, pemimpin pada dasarnya adalah pengolah informasi;
    Mencari informasi
    Mengelompokkan penyebab tersebut kedalam bentuk; orang, tugas dan konteks.
    Mengaitkan penyebab (setelah dikelompokkan) terhadap jenis informasi (kekhususan, konsisten, consensus).

Teori Kontingensi (Contigensy Theory)Teori-teori kontingensi berasumsi bahwa berbagai pola perilaku pemimpin (atau ciri) dibutuhkan dalam berbagai situasi bagi efektivitas kepemimpinan.
Pada umumnya pemimpin memotivasi para pengikut dengan mempengaruhi persepsi mereka tentang konsekuensi yang mungkin dari berbagai upaya.
Bila para pengikut percaya bahwa hasil-hasil dapat diperoleh dengan usaha yang serius dan bahwa usaha yang demikian akan berhasil, maka kemungkinan akan melakukan usaha tersebut.
Aspek-aspek situasi seperti sifat tugas, lingkungan kerja dan karakteristik pengikut menentukan tingkat keberhasilan dari jenis perilaku kepemimpinan untuk memperbaiki kepuasan dan usaha para pengikut

Teori Siklus Kehidupan dari Hersey dan Blanchard

    Konsep dasar teori siklus-kehidupan (life-cycle theory) adalah strategi dan perilaku pemimpin harus situasional dan terutama didasarkan pada kedewasaan atau ketidak dewasaan para pengikut.
1.    Kedewasaan (maturity) adalah kapasitas / kemampuan Individu / kelompok untuk menetapkan tujuan tinggi tetapi dapat dicapai, dan keinginan, kemampuan mereka untuk mengambil tanggung jawab.
2.    Perilaku tugas adalah tingkat dimana pemimpin cenderung untuk mengorganisasikan dan menentukan peranan para pengikut, menjelaskan setiap kegiatan yang dilaksanakan, kapan, dimana dan bagaimana tugas-tugas diselesaikan.

TIPE KEPEMIMPINAN

    KARISMATIS
     PATERNALISTIS
     MILITERISTIS
     OTOKRATIS
     POPULISTIS
     DEMOKRATIS
     ADMINISTRATIF
     LAISSEZ FAIRE
   
Tipe Kharismatis, ciri-cirinya; kekuatan energi, daya tarik, mempunyai kemampuan yang superhuman, inspirasi, keberanian, berkeyakinan teguh pada pendiriannya. 

Tipe Paternalistis, ciri-cirinya;  memiliki anggapan bahwa bawahannya sebagai manusia yang belum dewasa, terlalu melindungi, jarang memberikan kesempatan kepada karyawan dalam mengambil keputusan atau berinisiatif, berijinasi, bersikap maha tahu dan benar.

Tipe Militeristis, ciri-cirinya; selalu menggunakan system perintah, kaku, formalitas, seremonial, menuntut adanya displin keras, tidak menghendaki saran, kritik dari bawahan, komunikasi hanya satu arah.

Tipe Otokratis (penguasa absolut), ciri-cirinya; perintah mutlak dipatuhi, selalui merajai situasi, tidak berkonsultasi dengan bawahan, konsevatif/kuna, ketat, kaku.

Tipe Populistis, ciri-cirinya; berpegang teguh pada nilai-nilai masyarakat, mandiri (tidak mengharapkan bantuan dari pihak asing).     Tipe Demokratis, ciri-cirinya; berorientasi pada manusia, selalu berkoordinasi dengan bawahan, mau mendengarkan saran dan kritik bawahan, otoritas sepenuhnya didelegasikan ke bawahan.   Tipe Administratif (Ekskutif), ciri-cirinya; senang dengan tugas-tugas administratif.

Tipe Laissez Faire, ciri-cirinya; memberikan kebebasan mutlak kepada kumpulan dalam membuat keputusan, memberikan bahan atau arahan sekiranya diminta, tidak terlibat dalam tugasan, tidak memberikan komen kecuali diminta Secara umum atribut personal atau karakter yang harus ada atau melekat pada diri seorang pemimpin adalah:
    Mumpuni
, artinya memiliki kapasitas dan kapabilitas yang lebih balk daripada orang-orang yang dipimpinnya à mempunyai kekuasan/kekuatan, legalitas, otoritas
    Juara
, artinya memiliki prestasi balk akademik maupun non akademik yang lebih balk dibanding orang-orang yang dipimpinnya à mempunyai kecerdasan, kapasitas
    Tangung jawab, artinya memiliki kemampuan dan kemauan bertanggungjawab yang lebih tinggi dibanding orang-orang yang dipimpinnya,
    Aktif, artinya memiliki kemampuan dan kemauan berpartisipasi sosial dan melakukan sosialisasi secara aktif lebih balk dibanding oramg-orang yang dipimpinnya, dan
    Sebaiknya memiliki status sosial ekonomi yang lebih tinggi dibanding orang-orang yang dipimpinnya. (Walaupun tidak harus) à Kewibawaan.

    Meskipun demikian, variasi atribut-atribut personal tersebut bisa berbeda-beda antara situasi organisasi satu dengan organisasi lainnya. Organisasi dengan situasi dan karakter tertentu menuntut pemimpin yang memiliki variasi atribut tertentu pula.

KEKUASAAN DAN KONFLIK DALAM KEPEMIMPINAN

Kekuasaan
Kekuasaan dapat didefinisikan sebagai suatu potensi pengaruh dari seorang pemimpin. Kekuasaan seringkali dipergunakan silih berganti dengan istilah pengaruh dan otoritas.
Kekuasaan merupakan sesuatu yang dinamis sesuai dengan kondisi yang berubah dan tindakan-tindakan para pengikut. proses-proses politis

Dalam kaitan dengan kekuasaan, para pemimpin membutuhkan kekuasaan tertentu agar efektif. Keberhasilan pemimpin sangat tergantung pada cara penggunaan kekuasaan. Pemimpin yang efektif kemungkinan akan menggunakan kekuasaan dengan cara yang halus, hati-hati, meminimalisasi perbedaan status dan menghindari ancaman- ancaman terhadap rasa harga diri para pengikut. sebagai usaha untuk mempertahankan, melindungi dan meningkatkan kekuasaan.
 
Pengaruh Pengaruh sebagai inti dari kepemimpinan merupakan kemampuan seseorang untuk mengubah sikap, perilaku orang atau kelompok dengan cara-cara yang spesifik. Seorang pemimpin yang efektif tidak hanya cukup memiliki kekuasaan, tetapi perlu pula mengkaji proses-proses mempengaruhi yang timbal balik yang terjadi antara pemimpin dengan yang dipimpin.

Ada berbagai taktik mempengaruhi yang berbeda-beda seperti persuasi rasional, permintaan berinspirasi, pertukaran, tekanan, permintaan pribadi, menjilat, konsultasi, koalisi, dan taktik mengesahkan.
Pada umumnya, para pemimpin lebih sering menggunakan taktik-taktik mempengaruhi yang secara sosial dapat diterima, feasible, memungkinkan akan efektif untuk suatu sasaran tertentu, memungkinkan tidak membutuhkan banyak waktu, usaha atau biaya.
Efektivitas masing-masing taktik mempengaruhi dalam usaha untuk memperoleh komitmen dari para pengikut antara lain tergantung pada keterampilan pemimpin, jenis permintaan serta position dan personal power pemimpin tersebut.

Konflik

Konflik dapat didefinisikan sebagai suatu proses di mana sebuah usaha dibuat dengan sengaja oleh seseorang atau suatu unit untuk menghalangi pihak lain yang menghasilkan kegagalan pencapaian tujuan pihak lain atau meneruskan kepentingannya.
Ada beberapa pandangan tentang konflik yaitu pandangan tradisional, netral dan interaksionis. Pandangan tradisional mengatakan bahwa konflik itu negatif, pandangan netral menganggap bahwa konflik adalah ciri hakiki tingkah laku manusia yang dinamis, sedangkan interaksionis mendorong terjadinya konflik.
Untuk mengurangi, memecahkan dan menstimulasi konflik ada beberapa pendekatan atau strategi yang dapat ditempuh sebagaimana disarankan oleh beberapa teoretikus.

Pendekatan-pendekatan studi kepemimpinan

    Penelitian dan teori-teori kepemimipinan dapat diklasifikasikan sebagai pendekatan kesifatan, perilaku dan situasional (contingency) dalam studi tentang kepemimpinan.
1.    Pendekatan pertama kepemimpinan sebagai suatu kombinasi sifat-sifat (traits) yang tampak.
2.    Pendekatan kedua mengidentifikasikan perilaku-perilaku (behaviors).
3.    Pendekatan ketiga pandangan situasional tentang kepemimpinan.  Dengan ini menganggap bahwa kondisi  yang menentukan efektivitas kepemimpinan bervariasi dengan situasi (tugas-tugas dilakukan, keterampilan dan pengharapan bawahan, lingkungan organisasi, pengalaman masa lalu pemimpin bawahan) Pandangan ini menimbulkan pendekatan “Contingency” (gaya) pada kepemimpinan,

Pendekatan sifat-sifat kepemimpinan

    Pada teori kesipatan adalah kelompok pertama yang bermaksud menjelaskan tentang aspek kepemimpinan. Para pemimpin memiliki ciri-ciri atau sifat-sifat tertentu yang menyebabkan mereka dapat memimpin para pengikutnya.
    Daftar sikap mencakup energi, pandangan, pengetahuan dan kecerdasan, imajinasi kepercayaan diri, integritas, kepandaian berbicara, pengendalian dan keseimbangan mental maupun emosional, bentuk phisik, pergaulan sosial, persahabatan, dorongan, antusiasme dan keberanian.

Penelitian Awal Tentang Sifat-sifat Kepemimpinan

Penelitian awal tentang kepemimpinan bermaksud :
1.    Membandingkan sifat-sifat orang yang menjadi pemimpin dengan sifat-sifat yang menjadi pengikut.
2.    Pengidentifikasikan ciri-ciri dan sifat-sifat yang dimiliki oleh para pemimpin efektif.
    Berbagai studi pembandingan sifat-sifat pemimpin dan bukan pemimpin sering menemukan bahwa pemimpin cenderung lebih tinggi mempunyai tingkat kecerdasan lebih tinggi, lebih ramah dan lebih percaya diri dari pada yang lain dan mempunyai kebutuhan dan kekuasan lebih besar. Sehingga timbul anggapan peneliti bahwa pemimpin dilahirkan bukan dibuat artinya benih, sifat kepemimpinan sudah tumbuh pada seorang saat dilahirkan.

Pendekatan perilaku kepemimpinan

    Pendekatan perilaku mencoba untuk menentukan apa yang dilakukan oleh para pemimpin efektif, bagaimana mendelegasikan tugas, bagaiman mereka berkomunikasi dan memotivasi bawahan mereka, bagaimana mereka menjalankan tugas-tugas
    Pendekatan perilaku memusatkan perhatian kepada dua aspek perilaku kepemimpinan, yaitu :
    1. Fungsi-fungsi Kepemimpinan
    2. Gaya Kepemimpinan
   


Fungsi-fungsi kepemimpinan

    Agar kelompok berjalan dengan efektif, seorang harus melaksanakan dua fungsi utama :
1.    Fungsi-fungsi yang berhubungan dengan tugas (task-related) pemecahan masalah, fungsi ini menyangkut pemberian saran penyelesaian, informasi dan pendapat
2.    Fungsi-fungsi pemeliharan kelompok (group-maintenance) atau sosial, fungsi mencakup segala sesuatu yang dapat membantu kelompok berjalan lebih lancar (persetujuan dengan kelompok lain, penengahan pendapat)


Gaya-gaya kepemimpinan)

Para peneliti mengidentifikasikan dua gaya kepemimpinan :
•    Gaya dengan orientasi tugas (task-orientasi)
    Manajer berorientasi tugas mengarahkan dan mengawasi bawahan secara tertutup untuk menjamin bahwa tugas dilaksanakan sesuai yang diinginkan.
•    Gaya dengan orientasi karyawan
    Mencoba untuk lebih memotivasi bawahan dibanding mengawasi, mereka mendorong para anggota kelompok untuk melaksanakan tugas-tugas dengan memberikan kesempatan bawahan untuk berpartisipasi dalam pembuatan keputusan, menciptakan suasana persahabatan serta hubungan saling mempercayai dan menghormati dengan para anggota kelompok.

Faktor-faktor yang mempengaruhi perilaku kepemimpinan

    Mary Paker Follett mengembangkan hukum situasi, mengatakan bahwa ada tiga vaiabel kritis yang mempengaruhi gaya kepemimpinan, yaitu :
    1. Pemimpin itu sendiri
    2. Pengikut / bawahan
    3. Situasi (lingkungan)
    Ketiganya saling berhubungan dan berinteraksi seperti di tunjukkan pada gambar. Folet mengatakan bahwa para pemimpin seharusnya berorientasi pada kelompok dan bukan berorientasi kepada kekuasaan



[ Read More.. ]
Posted by Unknown
KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
 
Pokok Bahasan :
  • Pengertian, Peran dan Fungsi Komunikasi 
  • Komunikasi Dalam Organisasi 
  • Hambatan Dalam Komunikasi & Cara Mengatasinya 
 
Kata komunikasi berasal dari bahasa Latin à communicare yang artinya sama
To share atau (berbagi) to exchange (bertukar pendapat, perasaan, informasi dsb)

Definisi Komunikasi
To make opinions, feelings, information     etc,  known or understood by others
 Upaya untuk membuat pendapat,  menyatakan perasaan, menyampaikan  informasi dan lain sebagainya agar diketahui  atau dipahami oleh orang lain

Inti Sari Komunikasi
Komunikasi adalah suatu kata yang mencakup  segala bentuk interaksi dengan orang lain yang berupa percakapan biasa, membujuk, mengajar
dan negosiasi


KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Definisi Fungsional Komunikasi Organisasi
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu.
Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
    Komunikasi di dalam organisasi menjadi penting karena berbagai informasi dapat disampaikan dari satu orang kepada orang lainnya di dalam organisasi.
    Pentingnya komunikasi dalam hubungannya dengan pekerjaan ditunjukkan oleh banyaknya waktu yang dipergunakan untuk berkomunikasi dalam pekerjaan.
 
Gambar ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi. Garis yang putus-putus melukiskan gagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara alami; hubungan-hubungan itu juga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi bersifat luwes dan mungkin berubah sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan yang internal dan eksternal.
Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi. Analisis komunikasi organisasi menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan.

    Struktur organisasi memiliki fungsi penting dalam membatasi aliran komunikasi dengan demikian mengurangi permasalahan kelebihan informasi.
    Beberapa dari permasalahan organisasi dipecahkan dengan tidak meningkatkan komunikasi tetapi dengan membatasi aliran komunikasi dan merinci secara jelas informasi yang bagaimana yang harus dikumpulkan, diproses dan analisis.

Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.
    Bentuk komunikasi apa yang terjadi
    Metode dan teknik apa yang dipakai
    Media apa yang dipakai
    Bagaimana prosesnya, dan faktor apa saja penghambatnya
Tujuan utama dalam mempelajari komunikasi adalah memperbaiki organisasi. Memperbaiki organisasi biasanya ditafsirkan sebagai “memperbaiki hal-hal untuk mencapai tujuan manajemen”. Dengan kata lain, orang mempelajari komunikasi organisasi organisasi untuk menjadi manajer yang lebih baik.
Aliran (Flow) Komunikasi formal dalam organisasi
1.    Komunikasi dari Atas ke Bawahè merupakan aliran komunikasi dari tingkat atas ke tingkat dibawah melalui hirarki organisasi.( prosedur organisasi, instruksi,umpan balik, penjelasan tentang tujuan organisasi dll.
2.    Komunikasi dari Bawah ke Atasèdirancang untuk menyediakan umpan balik tentang seberapa baik organisasi telah berfungsi.( Laporan tertulis/lisan, Kotak saran, pertemuan kelompok dll.
3.    Komunikasi Horizontalè aliran komunikasi kepada orang- orang yang memiliki hirarki yang sama dalam suatu organisasi
4.    Komunikasi Diagonalè aliran komunikasi dari orang-orang yang memiliki hirarki yang berbeda dan tidak memiliki hubungan wewenang secara langsung.

HAMBATAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Hambatan-hambatan terhadap komunikasi efektif
Hambatan organisasi, terdiri dari :
    Tingkatan hirarki    à  Bila suatu organisasi tumbuh, struktur berkembang akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi.
    Wewenang manajerial à  Tanpa wewenang untuk membuat keputusan tidak mungkin manajer  dapat mencapai tujuan dengan efektif.
    Spesialisasi à Prinsip dasar organisasi, tetapi juga dapat menciptakan masalah-masalah komunikasi, dimana  hal ini cenderung memisahkan orang, bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan.
Hambatan antar pribadi, terdiri dari :
    Persepsi selektif à Suatu proses yang menyeluruh dengan menyeleksi, mengorganisasikan, dan mengartikan segala sesuatu dilingkungan perusahaan.

Hambatan-hambatan umum lainnya
    Menilai sumber
    Penyaringan
    Tekanan waktu
    Mendengarkan secara selektif
    Masalah bahasa
    Bahasa kelompok
    Perbedaan kerangka acuan
    Beban komunikasi berlebihan
Mengatasi hambatan-hambatan  komunikasi
    Meningkatkan umpan balik
    Empati
    Pengulangan
    Menggunakan bahasa yang      sederhana
    Penentuan waktu yang efektif
    Mendengarkan secara efektif
    Mengatur arus informasi

Peningkatan Efektivitas Komunikasi
    Berbagai cara bagaimana manajer dapat meningkatan efektivitas komunikasi :
    1. Kesadaran akan kebutuhan komunikasi efektivitas
    Karena berbagai hambatan organisasi dan antar pribadi, komunikasi efektif tidak dapat dibiarkan terjadi begitu saja, manajer harus memainkan peranan penting dalam proses komunikasi, dimana dengan cara itu dapat diambil langkah-langkah untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.
    2. Penggunaan umpan balik
    Para manajer dapat melakukan dua hal untuk mendorong umpan balik dan menggunakan secara efektif, yaitu menciptakan lingkungan yang mendorong umpan balik dan mendapatkan melalui kegiatan mereka sendiri
    3. Menjadi komunikator yang lebih efektif

Suatu proses kedudukan komunikator :
     Kecenderungan untuk menilai, mempertimbangkan dan membetuk pendapat atas dasar karakteristik pengirim (sumber) terutama kredibilitasnya. Kredibilitasnya didasarkan pada keahlian seorang dalam bidang yang sedang dikomunikasikan dan tingkat keperayaan seseorang, bahwa orang akan mengkomunikasikan kebenaran.
    Keadaan membela diri    :
     Mengibatkan ekspresi wajah, gerak tubuh dan pembicaraan tertentu dan sebaliknya meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain.
    Pendengaran lemah :
      Meliputi mendengar permukaananya saja, dengan sidikit perhatian pada apa yang sedang dilihat.

Pedoman komunikasi yang baik
1.    Cari kejelasan gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan
2.    Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi
3.    Pertimbangan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan saja kamunikasi dilakukan.
4.    Konsultasi dengan pihak-pihak lain
5.    Pertahankan/perhatian tekanan nada dan ekspresi sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.
6.    Ambil kesempatan bila timbul, untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu atau umpan balik.
7.    Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.
8.    Perhatikan konsistensi komunikasi.
9.    Tindakan/perbuatan harus mendorong komunikasi
10.    Jadilah pendengar yang baik.

MODEL PROSES KOMUNIKASI ANTAR-PRIBADI
JOHARI'S WINDOW

Komunikasi antarpribadi adalah pertukaran informasi yang terjadi di antara dua orang.
Dalam melakukan komunikasi antarpribadi masing-masing memiliki cara sendiri-sendiri dalam berhubungan dengan orang lain.




[ Read More.. ]

Pelajaran Blog