Wewenang & Delegasi
Wewenang
Wewenang (authority) à adalah hak untuk melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu agar tercapai tujuan tertentu.
Kekuasaan (power) à adalah kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan atau kejadian.
Pengaruh (Influencee) à adalah suatu transaksi sosial dimana seseorang atau kelompok di bujuk oleh seorang atau kelompok lain untuk melakukan kegiatan sesuai dengan harapan mereka yang mempengaruh.
Pengaruh timbul karena status jabatan, kekuasaan mengawasi dan hukum, pemilikan informasi lebih lengkap ataupun penguasaan saluran komunikasi yang lebih baik.
Delegasi
Delegasi wewenang
Delegasi adalah pelimpahan wewenang dan tanggung jawab formal kepada orang lain untuk melaksanakan kegiatan tertentu.
Delegasi wewenang adalah proses di mana para manajer mengalokasikan wewenang kebawah kepada orang-orang yang melapor kepadanya
Empat kegiatan terjadi ketika pendelegasian dilakukan
1. Pendelegasi menetapkan dan memberikan tujuan dan tugas bawahan
2. Pendelegasi melimpahkan wewenang yang diperlukan untuk mencapai tujuan / tugas
3. Penerima delegasi baik implisit atau eksplisit menimbulkan kewajiban / tanggung jawab.
4. Pendelegasi menerima pertanggung jawaban bawahan untuk hasil-hasil yang dipercaya.
HUBUNGAN WEWENANG DELEGASI DALAM ORGANISASI
Wewenang Lini, Staf dan Fungsional
• Wewenang Lini, (line authority) adalah wewenang dimana atasan melakukannya atas bawahannya langsung
• Wewenang staf (staff authority) adalah hak yang dipunyai oleh satuan-satuan staf atau para spesialis untuk menyarankan, memberi rekomendasi, atau konsultasi, kepada personalia lini
• Wewenang staf fungsional (functional staff authority) adalah hubungan terkuat yang dimiliki staf dengan satuan-satuan lini.
Beberapa alasan mengapa organisasi perlu membedakan antara kegiatan lini dan staf
1. Kegiatan ini mencerminkan pekerjaan pokok organisasi
2. Manajemen puncak harus memperhatikan kebutuhan integrasi dan pengaruh departemen-departemen tersebut.
3. Pengetatan yang dibuat organisasi dalam waktu krisis sangat ditentukan oleh pilihan.
Struktur Lini Dan Staf
Organisasi Lini : individu-individu dalam departemen melaksanakan kegiatan utama perusahaan (produksi, pemasaran dan keuangan), organisasi lini dan staf, dimana posisi staf ditambahkan untuk memberikan saran dan pelaksanaan departemen lini dan membantu mereka mencapai tujuan organisasi dengan lebih efektif.
Sumber Konflik Lini dan Staf
Beberapa faktor dapat menimbulkan berbagai konflik diantara departemen dan orang-orang Lini dan staf, diantaranya :
• Perbedaan umur dan pendidikan, orang-orang lini biasanya lebih muda dan lebih berpendidikan dari pada orang staf sehingga menimbulkan “generation gap”
• Perbedaan tugas, dimana orang lini lebih teknis dan generalasi. Sedangkan staf spesialis, hal ini menimbulkan kejadian-kejadian :
– Karena staf sangat spesialis, menggunakan istilah dan bahasa yang tidak dipahami orang Lini.
– Orang Lini merasa bahwa staf spesialis tidak sepenuhnya mengerti masalah-masalah Lini dan menganggap saran mereka tidak dapat diterapkan atau dikerjakan.
• Perbedaan sikap, tercermin pada :
Orang staf cenderung memperluas wewenangnya dan cenderung memberikan perintah kepada orang lini untuk membuktikan eksistensinya.
– Orang staf cenderung merasa paling berjasa untuk gagasan yang diimplementasikan oleh lini sebaliknya orang lini tidak menghargai peranan staf dalam membantu pemecahan masalahnya.
– Orang staf merasa di bawah perintah orang lini, dilain pihak orang lini selalu curiga bahwa orang staf ingin memperluas kekuasaannya.
• Perbedaan posisi, Manajemen puncak tidak mengkomunikasikan secara jelas luasnya wewenang staf dengan hubungannya dengan lini
Pendelegasian dalam Organisasi
• Manajer dapat mencapai lebih
• Agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien
• Memusatkan tenaganya tugas prioritas yang penting
• Sebagai alat untuk belajar dari keselamatan
• Memfungsikan bawahan untuk tumbuh dan berkembang.
• Delegasi dibutuhkan karena manajer tidak selalu mempunyai semua pengetahuan yang dibutuhkan untuk membuat keputusan.
Mengapa Manajer Gagal Mendelegasikan
Delegasi adalah faktor kritis bagi manajemen yang efektif tetapi banyak manajer yang gagal untuk mendelegasikan
Beberapa alasan, diantaranya :
1. Manajer merasa lebih bila mereka tetap mempertahankan hak pembuatan keputusan.
2. Manajer tidak bersedia menghadapi resiko bahwa bawahan akan melaksanakan wewenangnya dengan salah atau gagal.
3. Manajer tidak kurang mempunyai kepercayaan akan kemampuan bawahannya
4. Manajer merasa bahwa bawahan lebih senang tidak mempunyai hak pembuatan keputusan yang luas.
5. Manajer takut bahwa bawahan akan melaksanakan tugasnya dengan efektif sehingga posisinya sendiri terancam.
6. Manajer tidak mempunyai kemampuan manajerial untuk mendelegasikan tugasnya.
Mengapa Bawahan Tidak Menerima Delegasi
Alasan-alasan para bawahan menolak adanya delegasi wewenang
• Delegasi berarti bawahan menerima tambahan tanggung jawab dan akuntabilitas
• Selalu ada perasaan bahwa bawahan akan melaksanakan wewenang barunya dengan salah dan menerima kritik.
• Banyak bawahan yang kurang mempunyai kepercayaan diri dan merasa tertekan bila dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar.
Teknik melakukan delegasi dengan efektif
• Tetapkan Tujuan
• Tegaskan tanggungjawab dan wewenang
• Berikan motivasi kepada bawahan
• Meminta penyelesaian tugas
• Berikan latihan
• Adakan pengawasan yang memadai
Prinsip-prinsip Delegasi:
1. Limit of Control (batas pengawasan)à delegasi hanya berlangsung sampai pada batas pegawasan dan penelitian
2. Complete of Authority (kewenangan yang seimbang) à wewenang didelegasikan seimbang dengan tanggung jawab
3. Complete Accountability (pertanggungjawaban sepenuhnya) à atasan tetap harus bertanggung jawab atas tindakan bawahannya
4. Single Reporting (melapor secara tunggal) à tiap orang hanya melapor pada seorang atasan saja, terutama untuk tanggung jawab dan wewenang yang diberikan
Sentarlisasi dan Desentralisasi
Sentralisasi à Kewenangan dalam proses pengambilan keputusan hanya berada pada tingkat atas dalam organisasi.
Desentralisasi à Kewenangan pengambilan keputusan yang tersebar secara luas dalam hirarki organisasi.
Penyusun personalia orgnaisasi
Penyusunan Personalia adalah fungsi manajemen berkenaan dengan penarikan, penempatan, pemberian latihan dan pengembangan anggota-anggota organisasi.
Proses penyusunan personalia (staffing process) adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan terus-menerus untuk menjaga pemenuhan kebutuhan personalia organisasi dengan orang-orang yang tepat dalam posisi tepat dan pada waktu yang tepat.
Fungsi ini dilaksanakan dalam dua tipe lingkungan yang berbeda
1. Lingkungan eksternal, meliputi seluruh faktor di luar organisasi yang secar langsung atau tidak langsung mempengaruhinya
2. Lingkungan Internal, terdiri dari unsur-unsur di dalam organisasi
Langkah-langkah proses penyusunan personalia
A. Delapan Langkah-langkah Proses Penyusunan Personalia :
1. Perencanaan sumber daya manusia
Di rancang untuk menjamin dan memenuhi kebutuhan personalia organisasi
2. Penarikan
Berhubungan dengan pengadaan calon personalia segaris dengan rencana sumber daya manusia.
3. Seleksi
Mencakup penilaian dan pemilihan diantara calon personalia
4. Pengenalan dan Orientasi
Membantu individu yang terpilih menyesuaikan diri denan lancar dalam organisasi
5. Latihan dan pengembangan
Bertujuan meningkatkan kemampuan perseorangan dan kelompok untuk mendorong efektivitas organisasi
6. Penilaian pelaksanaan
Memandingkan antara pelaksanaan kerja perseorangan dan standar-standar atau tujuan yang di kembangkan bagi posisi tersebut.
7. Pemberian balas jasa dan penghargaan
Sebagai konpensasi pelaksanaan kerja dan sebagai motivasi bagi pelaksanaan di waktu yang akan datang
8. Perencanaan dan pengembangan karier
Mencakup transfer (promosi, demosi, atau lateral), penguasaan kembali, pemecatan pemberhentian atau pensiun.
B. Perencanaan Sumber Daya Manusia
Perencanaan personalia mencakup semua kegiatan yang dibutuhkan untuk menyediakan tipe dan jumlah karyawan secara tepat dalam pencapaian tujuan organisasi.
Ada tiga bagian perecanaan personalia :
1. Penentuan jabatan yang harus diisi, kemampuan yang diibutuhkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan dan berapa jumlah karyawan yang yang dibutuhkan.
2. Pemahaman pasar tenaga kerja dimana karyawan potensial berada.
3. Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan
C. Penentuan kebutuhan Jabatan
Penyusunan personalia organisasi dimulai dengan :
1. Penentuan tujuan dan rencana organisasi
2. Menentukan spesifikasi jabatan (job specifications), jenis jabatan yang dilaksanakan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakannya.
3. Organisasi meng-estimasi jumlah karyawan total yang dibutuhkan selama periode tertentu di masa mendatang
4. Mempertimbangkan persediaan karyawan yang telah tersedia untuk melaksanakan berbagai pekerjaan.
5. Menetapkan berbagai jenis program kegiatan
Penentuan spesifikasi jabatan, melalui penggunaan suatu proses yang disebut analisis jabatan (job specifications), jenis-jenis jabatan yang dilaksanakan dan keterampilan, tanggung jawab, pengetahuan, wewenang, lingkungan dan antara hubungan yang terlibat dalam setip jabatan. Hasil analisa jabatan ini berupa deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan.
Deskripsi Jabatan adalah pernyataan tertulis yang meliputi tugas, wewenang, tanggung jawab dan hubungan lini (baik keatas maupun ke bawah).
Spesifikasi Jabatan adalah merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan kualitas minimum karyawan yang dapat diterima agar mampu menjalankan suatu jabatan dengan baik.
Spesifikasi jabatan berisi : Identitas jabatan, kondisi pekerjaan suatu jabatan, dan kualifikasi personalia (persyaratan kerja)
D. Penarikan dan Seleksi karyawan
Penarikan Personalia (recruitment), berkenaan dengan pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
Penarikan menyangkut usaha untuk memperoleh karyawan dalam jumlah yang tepat dengan kemampuan yang dibutuhkan untuk mengisi jabatan yang bersedia.
Metode-metode penarikan yang biasa digunakan, meliputi pengiklanan, leasing (penggunaan tenaga honorer), rekomendasi dari karyawan yang sudah bekerja (employee referals), penarikan lewat lembaga pendidikan, kantor penetapan tenaga kerja, serikat buruh dan penggunaan komputer.
Seleksi Personalia
Seleksi adalah pemilihan seseorang dari kelompok karyawan potensial untuk melaksanakan suatu jabatan tertentu.
Prosedur seleksi, untuk membandingkan pelamar dengan spesifikasi jabatan tersedia.
Langkah-langkah dalam prosedur seleksi :
1. Wawancara pendahuluan
2. Pengumpulan data-data pribadi (biografi-CV)
3. Pengujian (testing)
4. Wawancara yang lebih mendalam mengenai kepribadian
5. Pemeriksaan referensi-referensi prestasi.
6. Pemeriksaan kesehatan (Keterangan dokter)
7. Keputusan pribadi (Penawaran pekerjaan)
8. Orientasi jabatan
Langkah-langkah dalam prosedur seleksi :
1. Wawancara pendahuluan
2. Pengumpulan data-data pribadi (biografi-CV)
3. Pengujian (testing)
4. Wawancara yang lebih mendalam mengenai kepribadian
5. Pemeriksaan referensi-referensi prestasi.
6. Pemeriksaan kesehatan (Keterangan dokter)
7. Keputusan pribadi (Penawaran pekerjaan)
8. Orientasi jabatan
Orientasi Karyawan Baru / Tahap Induksi
Merupakan kegiatan pengenalan dan penyesuaian karyawan baru dengan organisasi. Proses ini merupakan proses yang penting karena suatu pekerjaan baru adalah sulit dan penyebab frustasi bagi karyawan baru.
E. Latihan dan Pengembangan Karyawan
Tujuan latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektivitas kerja karyawan dalam mencapai hasil kerja yang telah di tetapkan
1. Peningkatan efektivitas kerja dapat dilakukan dengan latihan / training dan pengembangan (development)
2. Latihan dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan keterampilan-keterampilan teknik pelaksanaan tertentu, terinci dan rutin.
3. Pengembangan mempunyai ruang lingkup lebih luas dalam pengembangan dan peningkatan kemampuan, sikap dan sifat-sifat kepribadian.
4. Pengembangan dibutuhkan untuk menyesuaikan diri dengan kemajuan teknologi.
5. Pemberian Kompensasi Kepada Karyawan.
Kompensasi : adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan sebagai motivator untuk pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang.
Di dalam pemberian konpensasi manajemen perlu memperhatikan prinsip keadilan. Para karyawan menilai keadilan pemberian melalui pembandingan besarnya kompensasi dengan karyawan lain.
Karyawan akan menerima perbedaan pengupahaan/gaji yang dise-suaikan berdasarkan perbedaan tanggung jawab, kemampuan, pengetahuan, produktivitas atau kegiatan-kegiatan manejerial.
F. Pemberian Kompensasi Kepada Karyawan.
Kompensasi : adalah pemberian kepada karyawan dengan pembayaran finansial sebagai balas jasa untuk pekerjaan yang dilaksanakan sebagai motivator untuk pelaksanaan kegiatan di waktu yang akan datang.
Di dalam pemberian konpensasi manajemen perlu memperhatikan prinsip keadilan. Para karyawan menilai keadilan pemberian melalui pembandingan besarnya kompensasi dengan karyawan lain.
Karyawan akan menerima perbedaan pengupahaan/gaji yang dise-suaikan berdasarkan perbedaan tanggung jawab, kemampuan, pengetahuan, produktivitas atau kegiatan-kegiatan manejerial.
G. Penentuan kompensasi
Kebijaksanaan dan praktek manajemen ditentukan oleh interaksi dari 3 faktor :
1. Kesediaan membayar
2. Kemampuan membayar perusahaan
Tergantung pada pendapatan dan laba yang diraih, dimana hal ini
tergantung pada produktivitas karyawan. Penurunan produktivitas
karyawan dan inflasi akan mempengaruhi pendapatan nyata
karyawan
3. Persyaratan-persyaratan pembangunan
Dalam jangka pendek pengupahan dan penggajian sangat tergantung
pada tekanan eksternal dari pemerintah, organisasi karyawan (serikat
buruh), kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja (collective bar-
gaining) dan para pesaing.
H. Bentuk-bentuk pembayaran
1. Dibayar berdasarkan jam kerja yang diterima pada hari minggu, bentuk pembayaran ini disebut upah harian.
2. Dibayar dengan bentuk gaji tetap, setiap minggu, bulan atau
tahun.
3. Bentuk upah insentif (bonus, komisi), dipakai pada karyawan
bagian produksi dan penjualan.
4. Rencana pembagian laba (profit sharring), dimana karyawan
menerima sejumlah prosentase tertentu dari laba perusahaan
sebagai pendapatan ekstra.
I. Pemeliharaan Kesehatan dan Keamanan
Perusahaan memperhatikan hal ini untuk memberikan kepada karyawan, kondisi kerja yang lebih sehat dan lebih aman serta lebih bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan tersebut, terutama bagi perusahaan yang mengalami tingkat kecelakaan yang tinggi.
Program ini dapat dilakukan antara lain dengan penyediaan dokter dan klinik kesehatan perusahaan, pengaturan tempat kerja yang sehat dan aman, penyediaan alat-alat pengamanan (alat pemadam, klinik kesehatan 24 jam dll).
0 komentar:
Posting Komentar