KENA KENA

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
 

 
Kata komunikasi berasal dari bahasa Latin à communicare yang artinya sama
To share atau (berbagi) to exchange (bertukar pendapat, perasaan, informasi dsb)

Definisi Komunikasi
To make opinions, feelings, information     etc,  known or understood by others
 Upaya untuk membuat pendapat,  menyatakan perasaan, menyampaikan  informasi dan lain sebagainya agar diketahui  atau dipahami oleh orang lain

Inti Sari Komunikasi
Komunikasi adalah suatu kata yang mencakup  segala bentuk interaksi dengan orang lain yang berupa percakapan biasa, membujuk, mengajar
dan negosiasi


KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Definisi Fungsional Komunikasi Organisasi
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu.
Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.

KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
    Komunikasi di dalam organisasi menjadi penting karena berbagai informasi dapat disampaikan dari satu orang kepada orang lainnya di dalam organisasi.
    Pentingnya komunikasi dalam hubungannya dengan pekerjaan ditunjukkan oleh banyaknya waktu yang dipergunakan untuk berkomunikasi dalam pekerjaan.
 
Gambar ini melukiskan konsep suatu sistem komunikasi organisasi. Garis yang putus-putus melukiskan gagasan bahwa hubungan-hubungan ditentukan secara alami; hubungan-hubungan itu juga menunjukkan bahwa struktur suatu organisasi bersifat luwes dan mungkin berubah sebagai respons terhadap kekuatan-kekuatan lingkungan yang internal dan eksternal.
Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan. Karena fokusnya adalah komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi. Analisis komunikasi organisasi menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang terjadi secara simultan.

    Struktur organisasi memiliki fungsi penting dalam membatasi aliran komunikasi dengan demikian mengurangi permasalahan kelebihan informasi.
    Beberapa dari permasalahan organisasi dipecahkan dengan tidak meningkatkan komunikasi tetapi dengan membatasi aliran komunikasi dan merinci secara jelas informasi yang bagaimana yang harus dikumpulkan, diproses dan analisis.

Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.
    Bentuk komunikasi apa yang terjadi
    Metode dan teknik apa yang dipakai
    Media apa yang dipakai
    Bagaimana prosesnya, dan faktor apa saja penghambatnya
Tujuan utama dalam mempelajari komunikasi adalah memperbaiki organisasi. Memperbaiki organisasi biasanya ditafsirkan sebagai “memperbaiki hal-hal untuk mencapai tujuan manajemen”. Dengan kata lain, orang mempelajari komunikasi organisasi organisasi untuk menjadi manajer yang lebih baik.
Aliran (Flow) Komunikasi formal dalam organisasi
1.    Komunikasi dari Atas ke Bawahè merupakan aliran komunikasi dari tingkat atas ke tingkat dibawah melalui hirarki organisasi.( prosedur organisasi, instruksi,umpan balik, penjelasan tentang tujuan organisasi dll.
2.    Komunikasi dari Bawah ke Atasèdirancang untuk menyediakan umpan balik tentang seberapa baik organisasi telah berfungsi.( Laporan tertulis/lisan, Kotak saran, pertemuan kelompok dll.
3.    Komunikasi Horizontalè aliran komunikasi kepada orang- orang yang memiliki hirarki yang sama dalam suatu organisasi
4.    Komunikasi Diagonalè aliran komunikasi dari orang-orang yang memiliki hirarki yang berbeda dan tidak memiliki hubungan wewenang secara langsung.

HAMBATAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Hambatan-hambatan terhadap komunikasi efektif
Hambatan organisasi, terdiri dari :
    Tingkatan hirarki    à  Bila suatu organisasi tumbuh, struktur berkembang akan menimbulkan berbagai masalah komunikasi.
    Wewenang manajerial à  Tanpa wewenang untuk membuat keputusan tidak mungkin manajer  dapat mencapai tujuan dengan efektif.
    Spesialisasi à Prinsip dasar organisasi, tetapi juga dapat menciptakan masalah-masalah komunikasi, dimana  hal ini cenderung memisahkan orang, bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan.
Hambatan antar pribadi, terdiri dari :
    Persepsi selektif à Suatu proses yang menyeluruh dengan menyeleksi, mengorganisasikan, dan mengartikan segala sesuatu dilingkungan perusahaan.

Hambatan-hambatan umum lainnya
    Menilai sumber
    Penyaringan
    Tekanan waktu
    Mendengarkan secara selektif
    Masalah bahasa
    Bahasa kelompok
    Perbedaan kerangka acuan
    Beban komunikasi berlebihan
Mengatasi hambatan-hambatan  komunikasi
    Meningkatkan umpan balik
    Empati
    Pengulangan
    Menggunakan bahasa yang      sederhana
    Penentuan waktu yang efektif
    Mendengarkan secara efektif
    Mengatur arus informasi

Peningkatan Efektivitas Komunikasi
    Berbagai cara bagaimana manajer dapat meningkatan efektivitas komunikasi :
    1. Kesadaran akan kebutuhan komunikasi efektivitas
    Karena berbagai hambatan organisasi dan antar pribadi, komunikasi efektif tidak dapat dibiarkan terjadi begitu saja, manajer harus memainkan peranan penting dalam proses komunikasi, dimana dengan cara itu dapat diambil langkah-langkah untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.
    2. Penggunaan umpan balik
    Para manajer dapat melakukan dua hal untuk mendorong umpan balik dan menggunakan secara efektif, yaitu menciptakan lingkungan yang mendorong umpan balik dan mendapatkan melalui kegiatan mereka sendiri
    3. Menjadi komunikator yang lebih efektif

Suatu proses kedudukan komunikator :
     Kecenderungan untuk menilai, mempertimbangkan dan membetuk pendapat atas dasar karakteristik pengirim (sumber) terutama kredibilitasnya. Kredibilitasnya didasarkan pada keahlian seorang dalam bidang yang sedang dikomunikasikan dan tingkat keperayaan seseorang, bahwa orang akan mengkomunikasikan kebenaran.
    Keadaan membela diri    :
     Mengibatkan ekspresi wajah, gerak tubuh dan pembicaraan tertentu dan sebaliknya meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain.
    Pendengaran lemah :
      Meliputi mendengar permukaananya saja, dengan sidikit perhatian pada apa yang sedang dilihat.

Pedoman komunikasi yang baik
1.    Cari kejelasan gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan
2.    Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi
3.    Pertimbangan keadaan phisik dan manusia keseluruhan kapan saja kamunikasi dilakukan.
4.    Konsultasi dengan pihak-pihak lain
5.    Pertahankan/perhatian tekanan nada dan ekspresi sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.
6.    Ambil kesempatan bila timbul, untuk mendapatkan segala sesuatu yang membantu atau umpan balik.
7.    Ikuti lebih lanjut komunikasi yang telah dilakukan.
8.    Perhatikan konsistensi komunikasi.
9.    Tindakan/perbuatan harus mendorong komunikasi
10.    Jadilah pendengar yang baik.

MODEL PROSES KOMUNIKASI ANTAR-PRIBADI
JOHARI'S WINDOW

Komunikasi antarpribadi adalah pertukaran informasi yang terjadi di antara dua orang.
Dalam melakukan komunikasi antarpribadi masing-masing memiliki cara sendiri-sendiri dalam berhubungan dengan orang lain.